Pourquoi opter pour une boite à idées digitale en entreprise ?

Femme en manteau noir debout à côté d'une boite aux lettres rouge postant une lettre

Dans le monde des affaires, certaines choses semblent mettre une éternité à mourir. Le chéquier, le télécopieur, la cabine téléphonique : pour une raison ou une autre, ces vieilles reliques continuent à tenir bon, même si elles sont largement dépassées, comme la boite à idées.

Un autre objet dépassé qui doit vraiment disparaître ? La boîte à idées physique.

boite à idées blanche

Il fut un temps où les boîtes à idées pouvaient être un moyen utile de recueillir des commentaires anonymes. De nos jours, elles sont devenues has been, et ne sont qu’un symbole d’une administration paperassière.

De la collecte de verbatims clients à la récolte des feedbacks collaborateurs, les occasions sont nombreuses d’orienter leurs décisions dans le but ultime d’obtenir une meilleure satisfaction et expérience client/collaborateur.

Aujourd’hui, avec le processus d’amélioration continue, il existe des moyens bien plus efficaces que la boîte à idées pour recueillir les feedbacks des employés, des clients et des partenaires.

Dans cet article, nous allons vous expliquer les points bloquants avec cette méthode démodée, et pourquoi vous devriez plutôt investir dans une boite à idées digitale.

Pourquoi les boîtes à idées sont-elles toujours d’actualité ?

Au cours des décennies passées, les boîtes à idées physiques étaient le système de prédilection des entreprises pour encourager les avis et feedbacks constructifs sur la manière d’améliorer leurs produits et services. Elles constituaient également un moyen simple pour les entreprises d’obtenir un retour d’expérience de la part de leurs employés en matière de partage de l’information.

Cette méthode était considérée comme indispensable à la fois pour récolter des informations précieuses, mais aussi le moyen adéquat pour stimuler l’engagement et la satisfaction des employés.

L’idée était simple : les boîtes à idées physiques offraient une méthode fiable et anonyme pour communiquer tout message que les employés ne voulaient pas transmettre en personne.

Personnage des Simpson Charles Montgomery Burns lit note boite à idées
La boite idée : symbole d’une administration paperassière. Source : Recap guide

Pourquoi vous devriez supprimer votre boîte à idées physique ?

Parce que les boîtes à idées s’apparentent à des dinosaures.

À l’ère des avis en ligne et des espaces numériques de recommandation (Google, forums, Facebook…), des avis laissés par les employés de manière anonyme (Glassdoor), la boîte à idées physique n’a plus les avantages d’il y a 50 ans, et sont également inefficaces pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour améliorer les rouages de votre entreprise au fil du temps.

Pensez-y : à quand remonte la dernière fois où vous avez vu, ou même entendu, quelqu’un proposer une idée sérieuse via une boîte à idées ?

En effet, il n’y a aucune obligation de rendre des comptes lorsque les employés soumettent des propositions via une boîte à idées. Il n’y a pas non plus de moyen d’évaluer leur utilité, ce qui conduit à l’adage selon lequel les boîtes à idées physiques ne valent pas mieux que les broyeuses à papier.

Pire encore, si quelqu’un prend le temps d’écrire puis de poster des avis utiles par ce moyen et que rien ne se passe, il a l’impression que tout ce processus est inutile. Dans ce cas, la boîte à idées physique, en plus de nourrir la frustration, peut démoraliser à long terme.

Il existe des alternatives crédibles pour passer à l’action en transformant vos idées en solutions.

Pourquoi la boite à idées digitale est la meilleure alternative ?

Ne vous méprenez pas : même si nous détestons la boîte à idées classique, nous souhaitons que les entreprises soient en mesure de recueillir des idées et des informations précieuses auprès des employés et des clients en première ligne.

Un système de boite à idées digitale est un moyen beaucoup plus efficient d’atteindre les mêmes objectifs de transparence et d’amélioration continue pour recueillir les meilleures idées de leurs employés tout en permettant un gain de temps et d’énergie.

Comment fonctionnent les boites à idées digitales ?

Plutôt que de disposer d’une boîte à idées physique, les membres de l’équipe soumettent leurs idées via une plateforme web ou une application mobile. S’ils souhaitent que leur nom figure à côté de leur idée, libre à eux de le faire. Sinon, ils peuvent soumettre des suggestions de manière anonyme.

Une solution de collaboration visuelle permet aux entreprises de recueillir les idées d’amélioration de leurs employés, mais avec quelques différences essentielles :

  • Un suivi visuel : pour suivre automatiquement les progrès de l’entreprise dans la réponse à ces idées, ce qui facilite la visualisation des projets.
  • Demandes régulières : pour permettre aux employés et aux clients de partager leurs envies, idées et besoins, récolter leurs insights ce qui augmente le taux d’engagement.
  • Rappels automatiques : pour avertir les collaborateurs dès lors qu’ils doivent passer à l’action, ce qui réduit les risques d’oubli.
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En recueillant les idées des employés de façon continue, les membres de la direction les dirige ensuite vers le département concerné pour qu’elles soient prises en compte rapidement. Cela permet de s’assurer que les idées soient adressées aux bons interlocuteurs et augmente les chances de succès.

Mieux encore, la direction peut suivre et communiquer les changements apportés, aux conditions de travail et à ce qui découle du processus.

De cette façon, les entreprises peuvent recueillir les excellentes idées de leurs employés sur la façon d’améliorer leur environnement de travail. Elles peuvent améliorer les relations entre les managers et les employés en montrant que leurs préoccupations sont prises au sérieux.

Pour que cela soit efficace, il faut toutefois mettre l’accent sur la responsabilisation et l’action. C’est ce qui rend les boites à idées digitales si performantes : en automatisant le processus, il est hautement probable que les mesures adéquates soient prises.

Ces caractéristiques offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment par rapport à la boîte à idées standard. Examinons-les une par une.

D’autres alternatives à la boîte à idées

Les boîtes à idées digitales sont d’excellents de récolte de feedbacks, mais d’autres méthodes sont envisageables.

Un autre bon moyen d’obtenir des idées et des suggestions de la part des employés est d’organiser des séances de brainstorming. Si ces séances sont idéales pour créer des liens et renforcer l’esprit d’équipe, elles ne sont pas anonymes. Il est donc plus difficile pour les gens d’aborder des sujets sensibles.

L’idéal étant de coupler les séances de brainstorming avec des solutions de collaborations visuelles, cela permet en un clin d’oeil de rapidement pouvoir co-créer avec les collaborateurs et les clients.

Les séances de brainstorming représentent un excellent moyen de rassembler des idées. Source : Unsplash

La mise en place d’un process intégrant une boite à idées digitale offre de nombreux avantages, notamment :

  • La facilité d’utilisation notamment en période de télétravail
  • Une plus grande transparence
  • Un engagement accru des employés
  • Une communication claire et directe
  • Des systèmes automatisés
  • Une boucle itérative plus efficace

Il n’y a vraiment aucune excuse pour avoir encore une boîte à idées physique. Croyez-nous sur parole, vos employés vous en remercieront !

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