Le travail collaboratif est la nouvelle clé du succès d’un business, ce n’est plus un secret. Néanmoins, le choix de l’outil de collaboration reste un casse-tête. Il suffit de voir le nombre de solutions de management visuel disponibles en ligne… Laquelle saura répondre au mieux aux besoins de votre équipe, ou plus largement de votre entreprise ? Laquelle saura améliorer les processus existants sans tout chambouler ? Vous recherchez un outil ludique, sécurisé et intuitif qui saura enthousiasmer toute votre équipe ? Voici les conseils de nos experts pour vous aider à faire le bon choix : 

1. Mettre le doigt sur les problématiques

Un exercice qui peut prendre du temps puisqu’il nécessite souvent un audit de la situation. L’audit, ce mot qui fait peur de par l’ampleur de la tâche, mais une étape essentielle pour comprendre la situation actuelle. Les conclusions de cet audit vous permettront de mettre à plat les problèmes à résoudre dans votre organisation de travail.

Comment mener l’audit ?

Si nous le faisons à l’échelle d’une équipe :

• Faire le bilan de l’existant : de quelle équipe faites-vous partie, quelle est la place de votre équipe dans la structure, quels sont vos objectifs à court et moyen terme, qui sont les acteurs, quelles sont vos méthodes de travail ? Autant de questions essentielles à se poser avant de se lancer dans quelconques recherches
• Énoncer clairement les axes d’amélioration : après avoir dessiné la vue d’ensemble, vous êtes alors en mesure de tirer des premières conclusions sur vos besoins
• Poser la problématique et les objectifs quantitatifs/qualitatifs : si vous avez besoin de l’accord de vos supérieurs, la problématique et ces objectifs seront des arguments de taille pour justifier votre besoin et les convaincre d’investir, ou tout simplement de changer les méthodes de travail

À ce stade, vous avez toutes les clés en main pour vous lancer dans vos recherches d’outils !

2. Trouver l’aiguille dans la botte de foin

Pas facile de se repérer dans le world wide web. Avoir un cap ne signifie pas forcément savoir comment arriver à destination. Voici donc quelques conseils à appliquer lors de vos recherches d’outils :

• Dégrossir la recherche : en fonction de vos objectifs, vous ne rechercherez pas le même type d’outil. Ca tombe bien, chaque outil a sa spécialisation ! Ce sont vos mots clés qui vont déterminer la catégorie de solutions. Nous vous conseillons de lancer des requêtes sur Google avec des mots clés précis tels que « solution management visuel pro », « outil collaboration sécurisé », « outil de partage informations pro ». N’hésitez pas à parcourir les sites de référencement des outils qui pourront vous éclairer sur les bénéfices de chaque solution
• Faire une shortlist : une fois vos recherches avancées, faites une shortlist de 3 solutions (3 étant le nombre idéal) à présenter à votre direction puis à votre équipe. Il est important de choisir ensemble pour favoriser ensuite l’adoption
• Tester les outils : avant de lancer vos projets sur un outil, il est conseillé de tester les deux solutions arrivées en tête de votre shortlist. Evaluez les outils notamment sur l’ergonomie, la souplesse de l’outil, le champ des possibles, les fonctionnalités, la sécurisation et l’accessibilité de vos données. Pour les deux solutions, tirez 3 « + » et les « – » et portez votre choix sur celle qui présente les points négatifs les moins gênants, évidemment

3. Animation de l’outil et de l’équipe

Un outil peut vous faciliter la vie, mais ne peut pas remplacer l’humain. Il est impératif d’animer l’équipe pour faire vivre l’outil et le projet. L’engagement de chacun est alors essentiel, pour cela :

• Exposer clairement les objectifs à court, moyen et long terme de la collaboration sur l’outil
• Définir clairement le rôle de chacun
• Organiser des réunions courtes d’avancement et définition de plans d’actions
• Détecter les éléments moteurs : certains utilisateurs de l’outil seront forcément plus engagés que d’autres. Ils seront force de proposition sur l’usage de l’outil pour gagner en productivité, et en esprit d’innovation

 

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Chez Mushin nous avons également compris que la digitalisation des métiers et des process internes de nos clients était une étape parfois complexe. Pour cette raison, nous avons engagé une Team d’Experts pour les accompagner dans leur transition digitale.

 

Et si vous étiez le prochain à en profiter ?

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